Tietosuojatiedot – Henkilötietojen käsittely Ludvikan kunnassa

 Ludvikan kunnassa jokainen hallinto tai yhtiö on vastuussa henkilötietojen käsittelystä. Tämä tarkoittaa, että ne ovat vastuussa siitä, että henkilötietoja käsitellään laillisesti, turvallisesti ja oikein. Henkilötietojasi suojaa yleinen tietosuoja-asetus, jota kutsutaan myös GDPR:ksi. Oikeudellinen vastuu hallinnon henkilötietojen käsittelystä on sen lautakunnalla. Kunnallisessa yhtiössä sen hallitus on oikeudellisesti henkilötietovastuussa.

Meille Ludvikan kunnassa on tärkeää, että tunnet olosi turvalliseksi sen suhteen, kuinka käsittelemme henkilötietojasi. Siksi kerromme avoimesti, miten keräämme, käsittelemme ja jaamme sinusta tallentamiamme tietoja.

Mitä ovat henkilötiedot?

Henkilötiedot ovat kaikenlaisia tietoja, joista voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa elävä henkilö, esimerkiksi henkilön nimi, henkilönumero, yhteystiedot, tunnistenumero, asuinosoite, IP-osoite. Se voi olla myös valokuva tai liikkuva kuva. Tiedot, joilla ei ole suoria tunnisteita, mutta joista tietyssä yhteydessä voidaan tunnistaa henkilö, voidaan myös laskea henkilötiedoiksi.

Mitä henkilötietojen käsittely tarkoittaa?

Henkilötietojen käsittely on kaikenlaista käsittelyä, joka voidaan tehdä henkilötiedoilla. Esimerkkejä käsittelyssä käytetyistä käsitteistä voivat olla: kerätä, tallentaa, poistaa, lukea, jakaa, arkistoida, kopioida tai asettaa saataville muulla tavoin, kuten tarkistaa tai yhdistää, rajoittaa, poistaa tai tuhota.

Miten suojaamme henkilötietojasi

Ludvikan kunta suojaa yksityisyyttäsi ja suojaa aina henkilötietojasi teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, jotka kussakin tapauksessa vaaditaan, ja varmistaa, että käsittely tapahtuu sovellettavan lain mukaisesti. Ludvikan kunta käsittelee henkilötietoja yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25. toukokuuta 2018 alkaen sovelletaan GDPR:ää, joka tarkoittaa General Data Protection Regulation. Se on EU-asetus, joka korvaa henkilötietolain, PuL). Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että henkilötietojen käsittelylle on oltava tuki laissa tai asetuksessa. Perusteena voi olla se, että kunta voi suorittaa yleisen edun mukaisen tehtävän tai käyttää julkista valtaa. Käsittely voi olla tarpeen myös oikeudellisen velvoitteen tai sopimuksen täytäntöönpanon vuoksi (esimerkiksi pysäköintisakot, rakennuslupahakemus). Olet myös saattanut itse antaa suostumuksesi käsittelyyn. Jos suostumustasi käytetään laillisena perustana, sinulla on myös oltava mahdollisuus peruuttaa suostumuksesi.

Miten Ludvikan kunta saa tietosi

Kun käytät Ludvikan kunnan palveluita se tarkoittaa, että olet antanut tietoja, joita tarvitaan, jotta voimme toimittaa sinulle palveluja, allekirjoittaa sopimuksen kanssasi tai koska meidän esimerkiksi pitää pystyä kommunikoimaan kanssasi sähköpostitse tai puhelimitse. Ludvikan kunnan tarvitsee käsitellä henkilötietoja esimerkiksi haettaessa rakennuslupia, apua, ympäristökaaren mukaisia lupia jne. Voidakseen käsitellä erityyppisiä asioita kunnan on kyettävä tunnistamaan kyseinen henkilö. Käsittely voi olla tarpeen myös erityyppisissä sopimuksissa, esimerkiksi työhönotossa tai luovutettaessa käyttöön maata tai asuntoja. Henkilötietoja voidaan käyttää myös tilastointiin ja arkistointitarkoituksiin. Ludvikan kunta käsittelee sellaisten yksityishenkilöiden henkilötietoja, jotka ottavat yhteyttä kuntaan eri asioissa tai esittävät mielipiteitä. Tiedot voivat olla peräisin myös julkisista rekistereistä, muilta viranomaisilta tai yhdistyksiltä. Ruotsin yhtiövirastosta voidaan esimerkiksi hakea tietoja siitä, kuka on yrityksen edustaja, väestön rekisteröintitietoja valtion henkilöosoiterekisterilautakunnasta (SPAR) tai maanmittauslaitoksen kiinteistörekisteristä tietoja siitä, kuka on rekisteröity tonttioikeuden haltijaksi. Kunta voi jakaa henkilötietoja kunnan sisällä, esimerkiksi rekisterinpitäjien, hallintovirkamiesten, IT-henkilöstön ja henkilöstövastaavien tai muiden viranmaisten kanssa, hankittujen toimittajien sekä henkilötietojen käsittelijöiden kanssa, joita joskus käytetään, jotta kunta voi hoitaa tehtävänsä. Jos kunnan on siirrettävä tietojasi kolmanteen maahan (valtioon, joka ei kuulu Euroopan unioniin (EU) tai on Euroopan talousalueen jäsen (EES).) sinun on saatava tieto siitä.

Esimerkkejä käsittelemistämme tiedoista

Kyseessä voi olla nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, syntymäaika, sopimushistoriikki, maksutiedot ja muut tiedot, jotka annoit meille, tai jotka ovat välttämättömiä, jotta voimme täyttää velvollisuutemme sinua kohtaan. Ne voivat olla myös verkkoevästeitä (cookies), joita käytetään kunnan verkkosivuilla.

Miten käytämme tietojasi

Ludvikan kunnalla on oikeus käsitellä henkilötietoja, joita tarvitaan sinua koskevan sitoumuksemme täyttämiseksi. Ludvikan kunta voi myös joutua käsittelemään henkilötietojasi lain tai asetuksen vaatimusten vuoksi.

Näillä on pääsy tietoihisi

Henkilötietojasi käyttävät Ludvikan kunta ja Ludvikan kunnan henkilötietoassistentit. Emme luovuta henkilötietoja muille viranomaisille, jos meidän ei tarvitse tehdä tätä lain, asetuksen tai viranomaisen päätöksen vuoksi tai suojellaksemme omia tai kolmannen osapuolen oikeuksia. Ludvikan kuntaan sovelletaan julkisuusperiaatetta. Tämä tarkoittaa, että jotkin asiakirjat ovat niin sanottuja julkisia asiakirjoja, jotka Ludvikan kunnan on luovutettava, jos joku sitä pyytää. Ennen tietojen luovuttamista suoritetaan luottamuksellisuusharkinta julkisuus- ja salassapitolain mukaisesti.

Kuinka kauan säilytämme tietojasi

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen. Sen jälkeen se riippuu siitä, mitä sovelletaan julkisten asiakirjojen arkistointiin ja poistoon. Ludvikan kunta tallentaa henkilötietosi Ludvikan kuntaa koskevien hävittämispäätösten mukaisesti yhteistyössä arkistoviranomaisensa kanssa. Hävityspäätökset sisältävät tietoa siitä, milloin Ludvikan kunta voi poistaa henkilötietojasi sisältäviä asiakirjoja. Vähämerkityksiset tai vain tilapäisesti tärkeät henkilötiedot poistetaan, kun ne eivät ole enää ajankohtaisia.

Julkisuusperiaate

Ludvikan kuntaa kuuluu painovapausvapauslain ja julkisuus- ja salassapitolain piiriin. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että kunnalle lähetetyistä viesteistä tulee yleensä julkisia asiakirjoja. Kunta on velvollinen luovuttamaan julkisissa asiakirjoissa olevat tiedot pyynnöstä luottamuksellisuusharkinnan jälkeen. Säännöt yleisten asiakirjojen julkisuudesta ja arkistointisäännöt voivat merkitä tiettyjä rajoituksia oikeuksillesi. Jos haluat peruuttaa antamasi suostumuksen tiettyyn henkilötietojesi käsittelyyn voi käydä niin, että jo kerätyt henkilötiedot onkin tallennettava arkistolain säännösten vuoksi.

Jos haluat pysyä nimettömänä tai sinulla on suojattu henkilöllisyys

Halutessasi jättää mielipiteen tai ottaa yhteyttä anonyymisti et saa antaa mitään henkilökohtaisia tietoja koska nämä tiedot rekisteröidään ja niistä tulee siten julkinen asiakirja.

Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus milloin tahansa pyytää tietoja siitä, mitä henkilötietoja olemme tallentaneet sinusta. Pyyntösi on oltava kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu ja siinä on oltava tiedot nimestäsi ja henkilönumerostasi. Tarvitsemme nämä varmistaaksemme, että luovutamme tiedot oikealle henkilölle. Kunta voi periä maksun, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, esimerkiksi, jos pyyntö on toistuva. Lähetä rekisteriotetta, tietoja tai virheellisten tietojen korjausta koskeva pyyntösi osoitteeseen: Ludvika kommun, 771 82 Ludvika. Tiedot lähetetään väestörekisterissä olevaan osoitteeseesi. Jos tietosi Ludvikan kunnassa ovat virheellisiä, epätäydellisiä tai epäasianmukaisia, voit pyytää niiden korjaamista. Emme voi poistaa tietoja, jotka ovat julkisia asiakirjoja tai jos niitä koskee lakisääteinen säilytysvaatimus, kuten kirjanpitosäännöt. Emme myöskään voi poistaa tietoja, jos on olemassa laillisia syitä, miksi tiedot on tallennettava, esimerkiksi maksamattomat velat. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus Ruotsin tietosuojaviranomaiselle, joka on henkilötietojen käsittelyn valvontaviranomainen.

Siirto kolmanteen maahan

Jos henkilötietojasi käsitellään EU/ETA-alueen (kolmas maa) ulkopuolella, ilmoitamme siitä sinulle. Tällöin käsittely tapahtuu tietosuojalainsäädäntöön sisältyvien tietosuojasääntöjen mukaisesti.

Evästeet

Ludvikan kunnan verkkosivuilla käytetään pieniä tekstitiedostoja, niin sanottuja evästeitä, helpottamaan selaamistasi sivustolla. Niitä käytetään pääasiassa tilastojen keräämiseen käyttäjien vierailuista ja kokemuksen parantamiseen. Esimerkiksi verkkosivustollamme tekemäsi valinnat saatetaan tallentaa.

Jos käytät sosiaalisia medioita

Jos käytät sosiaalisia medioita, kuten Facebookia, ottaaksesi yhteyttä Ludvikan kuntaan, tiedot ja henkilötiedot siirretään aina kolmannelle osapuolille (yritys/organisaatio, joka ylläpitää sosiaalista mediaa). Ludvikan kunta suosittelee, että et lähetä kunnalle arkaluontoista tietoa sosiaalisten medioitten kautta. Kunta ei koskaan vastaa sosiaalisen median kautta kysymyksiin, jotka koskevat yksilökohtaisia asioita esimerkiksi sosiaalipalvelussa, lastenhoidossa ja muissa asioissa.

Muutokset ja lisäykset tietosuojakäytäntöön

Tämä tietosuojakäytäntö voi muuttua tulevaisuudessa, jos esimerkiksi tapahtuu muutoksia tai laki muuttuu. Siksi suosittelemme, että luet säännöt ja ehdot säännöllisesti, jotta pysyt ajan tasalla ja perillä uusimmasta versiosta.

Vastuu kunnan sisällä

Jokainen hallinto ja yhtiö vastaa henkilötietojen käsittelystä käytännössä. Jos asiasi koskee rekisteriotetta tai apua muissa tietosuoja-asetuksen mukaisiin oikeuksiisi liittyvissä asioissa, ota suoraan yhteys kyseiseen hallintoon tai yhtiöön. Tavoitat hallintomme ja yhtiömme kunnan puhelinvaihteen kautta.

Voit myös vierailla tietosuojaviranomaisen kotisivulla, www.imy.se, saadaksesi yleisiä tietoja henkilötietoihin liittyvistä oikeuksistasi.

GDPR - Yleinen tietosuoja-asetus

Yhteystiedot

Ludvikan kunta

info@ludvika.se 0240–860 00

Dataskyddsombud/Tietosuoja-asiamies

Ludvika kommun

771 82 LUDVIKA

dataskyddsombud@ludvika.se

0240–866 99

Kontakta oss
Ludvika kommun
info@ludvika.se
0240-860 00

Sidan uppdaterades: