Regler och ordningsföreskrifter vid hyra av idrottshallar

För allas trivsel och säkerhet finns det regler och föreskrifter som ska följas.

Bokningscentralen

Ansvarar för uthyrning av bland annat idrottsanläggningar, sporthallar, IP Skogen och gymnastiksalar.

Det är stor efterfrågan på kommunens idrottsanläggningar. I syfte att skapa en rättvis fördelning av tider i den konkurrens som ibland uppstår, följer kommunen riktlinjer för bokningar.

Boka idrottshall

För att hyra kommunens idrottsanläggningar ska man ha fyllt 18 år.
Bokningskontrakt får inte överlåtas till annan part.
För att genomföra en bokning behövs:
Namn
Personnummer/Organisationsnummer
Adress
Postnummer
Ort
Telefon
E-post
Verksamhet (Barn, ungdom eller vuxen)

Vid större arrangemang

Bokning görs hos Bokningscentralen. Efter att bokningen är mottagen skickas information till berörd anläggningschef. Ett första möte bör sammankallas snarast av anläggningschefen och kalla in hyresgästen, Bokningscentralen, tekniker, representant från fastighetsägaren.
På denna första träff bör det klargöras hur stort arrangemanget är. Behövs hela anläggningen eller bara en lokal. Behovet av el och ventilation.
Brandsäkerheten bör gås igenom. Extra personal som ska kallas in. Städning efter
arrangemangets slut. Anläggningschefen tar efter detta fram en prisuppgift och lämnar detta till hyresgästen. Vid en eventuell avbokning av ett större arrangemang bör detta göras senast 1 månad före till Bokningscentralen. Här används bokningsbekräftelse för större bokningar.

Bokningsbekräftelse

När en bokning är genomförd mottager hyresgästen en bokningsbekräftelse.
Vid mottagande av bokningsbekräftelsen godkänner man automatiskt hyresvillkoren.
Bokningsbekräftelsen finns i två varianter: standard samt en för större bokningar
Denna innehåller information om bokad lokal, datum, tid och pris.
Det står även hur en får inpassering till lokalen. Viktigt att kontakt tas i god tid före bokad tid.
Hyresgästen ansvarar för att kontrollera bokningsbekräftelsen samt notera undantagsdatum.

Avbokning

Avbokning ska meddelas bokningscentralen senast 48 timmar före bokad tid. Mottagningsdatum för e-post gäller som avbokningsdatum.
Om inte detta sker, så utgår full hyreskostnad. Tider bokade med 0-taxa och som inte avbokas senast 48 timmar före debiteras vuxentaxa.

Begränsningar

Bokningscentralen kan inte garantera att nya och växande föreningar får tillgång till hallar och planer så fort önskemål om detta uppstår, då hallar och planer redan kan vara fullbokade.

Ansökan

Skriftlig ansökan om säsongsstid inomhus för förening skall vara Bokningscentralen tillhanda senast den 15 april.

Uthyrningstid

Vid långtidsbokning är hyresperioden utifrån bokarens behov. Vissa lokaler har avvikande öppettider under året. Detta syns på bokningsbekräftelsen

Allmänna regler

I lokalen, på anläggningen eller i anknytning till densamma är rökning, alkohol och droger förbjudet.
Kommunen ansvarar ej för värdesaker, kläder och dylikt. Gäller träning, match, cuper eller liknande.
Hyresgästen utser en ansvarig på plats som är över 18 år och ansvarar för verksamheten. Ledaren förbinder sig att god ordning upprätthålls och ansvarar för samtliga personer som befinner sig i lokalen eller på anläggningen under bokad tid. Vidare har ansvarig på plats som uppgift att se till att gränsen för max antal personer som får vistas i lokalen inte överskrids (LKFAB ansvarar för att skylt med maxantal för lokalen sätts upp) samt att obehöriga inte släpps in i lokalen.
Ytterdörrar får inte ställas upp ej heller får föremål läggas mellan dörr och ingång.
Hyresgästen ansvarar att nödutgångarna inte blockeras ej heller att de hålls öppna.
Hyresgästen ska ta del av utrymningsplanen för lokalen eller anläggningen och räkna in deltagarna vid uppsamlingsplatsen vid en eventuell utrymning.
Vid ankomst till lokalen eller anläggningen ska ansvarig på plats kontrollera utrustningen och i de fall skador eller nedskräpning upptäcks, ska detta anmälas till Bokningscentralen nästkommande arbetsdag.
Utrustning som används inomhus ska vara avsedd och godkänd för inomhusbruk. I inomhusanläggningarna gäller förbud mot harts, klister och liknande medel, bortsett från de hallar som är specialanpassade. När ledaren lämnar lokalen eller anläggningen ska den vara grovstädad dvs. plocka upp skräp och vid behov sopa/torrmoppa golv samt iordningställa utrustning på anvisad plats. Städmaterial finns att tillgå i alla hallar på anvisad plats.
Idrottslokalen eller anläggningen får endast användas under bokad tid och omklädningsrummen maximalt 30 minuter före och efter bokad tid.
Ansvarig på plats har ansvar för omklädningsrummen också. Vid match gäller bokad matchtid.
Om hyresgästen inte följer bokningsreglerna eller åsamkar skada på lokal eller dess utrustning kan denne bli betalningsansvarig gentemot kommunen för kostnader som uppkommer i samband med detta.

Ordningsregler

• Idrottslokalerna får endast beträdas med gymnastikskor som ej lämnar spår efter sig.
• Material, liksom framflyttade eller vända bänkar, måste återställas till sina platser.
• Lokala regler, samt regler som anges vid eventuell utkvittering av nyckel/tagg till lokal, gäller.
• Den som använder kommunens lokal får ej använda otillåtna preparat enligt RF:s
  dopningsregler. Ej heller inneha, försälja eller förmedla dylika preparat.
• Vid användning av klister ska bollar rengöras regelbundet. Spelare ska även tvätta händer från klister.

Larmtagg

• Kortet/taggen är personligt och får endast användas av den för vilken taggen är utfärdat.
• Innehavaren skall omedelbart anmäla förlust av tagg till Bokningscentralen.
• Innehavaren får en personlig kod för att kunna använda taggen.
• Innehavaren förbinder sig att inte avslöja koden för någon.
• Inte anteckna koden på taggen eller förvara anteckning om kod tillsammans med
  kortet/taggen eller i taggens närhet.
• Snarast anmäla till Bokningscentralen om det kan misstänkas att någon obehörig fått
  kännedom om koden.
• Vid missbruk spärras taggen.

Vid fördelning av tider skall följande prioritetsordning gälla:

Inomhus

1. Föreningar i kommunen som bedriver barn- och ungdomsverksamhet för 0 – 19 år och som har sin huvudsakliga verksamhet förlagd inomhus och som bedriver tävlingsverksamhet inomhus.
2. Föreningar i kommunen som bedriver vuxenverksamhet från 20 år och som har sin
huvudsakliga verksamhet förlagd inomhus och som bedriver tävlingsverksamhet inomhus.
3. Föreningar i kommunen som bedriver barn- och ungdomsverksamhet för 0 – 19 år och som har sin huvudsakliga verksamhet förlagd utomhus som bedriver tävlingsverksamhet utomhus.
4. Föreningar i kommunen som bedriver vuxenverksamhet från 20 år och som har sin
huvudsakliga verksamhet förlagd utomhus och som bedriver tävlingsverksamhet utomhus.
5. Övriga föreningar i kommunen som bedriver motions- och hälsoaktiviteter för barn- och ungdomsverksamhet 0-19 år.
6. Övriga föreningar i kommunen som bedriver vuxenverksamhet från 20 år.
7. Privatpersoner och företag från Ludvika kommun som bedriver motions- och hälsoaktiviteter.
8. Privatpersoner, företag samt föreningar utanför Ludvika kommun som bedriver motions- och hälsoaktiviteter.

Utomhus

1. Föreningar i kommunen som bedriver barn- och ungdomsverksamhet för 0 – 19 år och som har sin huvudsakliga verksamhet förlagd utomhus och som bedriver tävlingsverksamhet utomhus.
2. Föreningar i kommunen som bedriver vuxenverksamhet från 20 år och som har sin
huvudsakliga verksamhet förlagd utomhus och som bedriver tävlingsverksamhet utomhus.
3. Föreningar i kommunen som bedriver barn- och ungdomsverksamhet för 0 – 19 år och som har sin huvudsakliga verksamhet förlagd inomhus som bedriver tävlingsverksamhet inomhus.
4. Föreningar i kommunen som bedriver vuxenverksamhet från 20 år och som har sin
huvudsakliga verksamhet förlagd inomhus och som bedriver tävlingsverksamhet inomhus.
5. Övriga föreningar i kommunen som bedriver motions- och hälsoaktiviteter för barn- och ungdomsverksamhet 0-19 år.
6. Övriga föreningar i kommunen som bedriver vuxenverksamhet från 20 år.
7. Privatpersoner och företag från Ludvika kommun som bedriver motions- och hälsoaktiviteter.
8. Privatpersoner, företag samt föreningar utanför Ludvika kommun som bedriver motions- och hälsoaktiviteter.

Vid fördelning av tider skall hänsyn tas till

• Föreningens antal aktiva medlemmar.
• Antal lag i seriespel eller annan tävlingsverksamhet.
• Antal deltagartillfällen föregående år.
• Föreningen kan ha lika eller olika önskemål och behov av lokaler och planer. All verksamhet skall  bedömas likvärdigt utifrån ett jämställdhetsperspektiv.
• Kultur- och samhällsutvecklingsförvaltningen äger rätten att boka in tider i lokaler och planer  för att främja spontanverksamhet. Syftet är att möjliggöra för olika målgrupper att bedriva  en så kallade oorganiserad verksamhet, dvs. fokus ligger på verksamheten och inte på organisationsformen. Fokus skall ligga på tillgänglighet, behov och delaktighet.
• Lokalen eller planen skall anpassas efter gruppstorleken. Större grupper går före vid
  fördelningen av tider.
• Allmänhetens tider skall förläggas så det i första hand passar familjernas behov.
• Målgruppen är barn, ungdomar och föräldrar.
• Barnverksamhet kan med fördel förläggas i mindre lokaler.
• Lokalerna kan vara specialanpassade för att tillmötesgå viss verksamhet (exempelvis simhall, ishall, bandyplan) Här skall särskild hänsyn till verksamhetens art göras i handläggningen av tider.

Uthyrnings principer för matcher, tävlingar och arrangemang, prioritetsordning:

1. SM tävlingar och internationella tävlingar.
2. Match/tävling i förbundsregi.

Arrangemang som bryter träning

1. Matcher eller tävlingar på lokal-, distrikts-, nationell- och internationell nivå.
2. Cuper.
3. Större arrangemang.
4. Lokalägarens egen verksamhet.
5. Stor hänsyn skall tas för verksamhet som bedrivs för personer med funktionsnedsättning eftersom de är beroende av trygghet och kontinuitet.
Endast i undantagsfall med särskilda skäl skall verksamheten avbokas.
Med särskilda skäl menas stort arrangemang eller behov av åtgärder i lokalen.

Regler vid uthyrning av samlingslokaler

Bokningscentralen ansvarar för uthyrning av samlingslokaler i tex Folkets hus.

Boka lokal

För att hyra lokal ska man ha fyllt 25 år.
Bokningskontrakt får inte överlåtas till annan part.
För att genomföra en bokning behövs:
Namn
Personnummer/Organisationsnummer
Adress
Postnummer
Ort
Telefon
E-post

Bokningsbekräftelse

När en bokning är genomförd mottager hyresgästen en bokningsbekräftelse.
Vid mottagande av bokningsbekräftelsen godkänner man automatiskt hyresvillkoren.
Denna innehåller information om bokad lokal, datum, tid och pris.
Det står även hur en får inpassering till lokalen.
Viktigt att kontakt tas i god tid före bokad tid.
Hyresgästen ansvarar för att kontrollera bokningsbekräftelsen samt notera undantagsdatum.

Avbokning

Avbokning ska meddelas Bokningscentralen senast 48 timmar före bokad tid.
Om inte detta sker, så utgår full hyreskostnad.

Begränsningar

Bokningscentralen kan inte garantera att nya och växande föreningar får tillgång till lokaler så fort önskemål om detta uppstår, då lokalerna redan kan vara fullbokade.

Allmänna regler

För att hyra kommunens samlingslokaler ska man ha fyllt 25 år.
I lokalen, på anläggningen eller i  anknytning till densamma är rökning, alkohol och droger förbjudet. Bokningskontrakt får ej överlåtas  till annan part.
Kommunen ansvarar ej för värdesaker, kläder och dylikt.
I vissa lokaler kan  festarrangemang bokas där alkohol är tillåtet utifrån gällande alkohollagstiftning.
Hyresgästen som bokar ansvarar för uthyrningen och måste finnas i lokalen. Hyresgästen förbinder sig att god ordning upprätthålls och ansvarar för samtliga personer som befinner sig i lokalen eller på anläggningen under bokad tid. Vidare har hyresgästen som uppgift att se till att gränsen för max antal personer som får vistas i lokalen inte överskrids, att obehöriga inte släpps in i lokalen samt att nödutgångarna inte blockeras.
Hyresgästen ska ta del av utrymningsplanen för lokalen eller
anläggningen och räkna in deltagarna vid uppsamlingsplatsen vid en eventuell utrymning.
Vid ankomst till lokalen ska hyresgästen kontrollera utrustningen och i de fall skador eller nedskräpning upptäcks, ska detta anmälas till Bokningscentralen nästkommande arbetsdag. Utrustning som används inomhus ska vara avsedd och godkänd för inomhusbruk. När hyresgästen lämnar lokalen eller anläggningen ska den vara grovstädad dvs.tömma papperskorgar, plocka upp skräp och vid behov borsta/torrmoppa golv samt utrustning ska stå på anvisad plats. Städmaterial finns att
tillgå i alla lokaler på anvisad plats. Då kök använts ska detta vara välstädat, se regler i respektive kök.

Skador och inventarieförluster

Vid skador på lokal, inventarier, utrustning samt vid förlust av inventarier eller utrustning debiteras hyresgästen kostnaden för reparation eller nyinköp.

Lokaldisponering

Hyresgästen ska ha lämnat lokalen senast klockan 03:00 eller enligt beslutat tillstånd. Då kommer vaktbolaget för rondering i lokalen samt pålarmning. Är hyresgästen kvar i lokalen får den betala vaktbolaget för extra utryckning samt timhyra på lokalen. Samlingslokalen eller anläggningen får endast användas under bokad tid.

Tillstånd

Om det inbokade arrangemanget räknas som offentlig tillställning är hyresgästen skyldig att skaffa sig nödvändiga tillstånd samt svara för kostnaderna för tillstånd, ordningsvakter mm. Hyresgästen får tillgång till lokalen efter uppvisat tillstånd.

Drogfritt under 18 år

Arrangörer som genomför verksamhet som i huvudsak vänder sig till ungdomar under 18 år ska ansvara för att denna verksamhet blir drogfri.
Detta innebär:
Det ska framgå i reklam för arrangemanget att detta är drogfritt, vem som är arrangör samt telefonnummer till denna person och att nykterhetskontroll finns vid entrédörren.
Under arrangemanget ska det finnas minst fem vuxna personer över 25 år närvarande, utöver de ordningsvakter som polistillståndet kräver.

Kontakt
Bokningscentralen                           0240-868 80
Fastighetsjour/Securitas               0240-842 01
Polis                                                                  114 14
SOS alarm                                                             112

Hyreskostnad, avbokningsavgift och andra avgifter

Debitering sker vid månadens slut.